HR-chefen: Flexibelt arbetsliv ger ork och arbetsglädje

Som en statlig myndighet har Länsstyrelsen i Västra Götaland följt Folkhälsomyndighetens rekommendationer från första början av coronapandemin, och under de två år som restriktionerna gällt har cirka 90 procent av medarbetarna jobbat helt eller nästan helt hemifrån. Enligt Jessica Rönnberg, som är HR-chef på Länsstyrelsen, har detta fungerat bra.

– Det har faktiskt gått fantastiskt bra, det tror jag vi kan säga att vi är överens om som arbetsgivare, medarbetare och fackförbund. Verksamheten har fungerat, vi har kunnat leverera det vi ska och det har fungerat på ett effektivt sätt. Vi har också fått insikter om att det går att förändra väldigt mycket i verksamheten väldigt snabbt och ändå få det att fungera, säger hon.

Strategi för flexibilitet

Länsstyrelsen sedan flera år haft som strategi att vara en arbetsgivare som erbjuder flexibilitet där medarbetarna har möjlighet att påverka när, var och hur man arbetar. Men före pandemin var det få som jobbade hemifrån i någon större omfattning. En av anledningarna till att omställningen under pandemin fungerade bra ändå är enligt Jessica att många var vana att ha möten och jobba digitalt eftersom man har kollegor på olika orter.

– Nu har vi vidgat ramarna för de flexibla möjligheterna när vi har fått så goda erfarenheter. Men det finns fortfarande ramar. Arbetets karaktär är också olika under året, ibland kan det bli fem dagar i sträck med arbete hemifrån och ibland två veckor då man är på kontoret på heltid. Verksamhetens behov ska styra i första hand.

Hitta former för flexibelt arbetsliv

Efter att coronarestriktionerna upphörde jobbar nu Länsstyrelsen i Västra Götaland med att hitta formerna för det framtida flexibla arbetslivet. En enkät som genomfördes i april 2021 visade att 90 procent av medarbetarna ville fortsätta jobba hemifrån i någon omfattning – 43 procent ville ha hemarbete 3-5 dagar i veckan, 48 procent tyckte att 1-3 dagar var lagom och 9 procent ville jobba hemifrån någon dag i veckan. Nu kommer man till att börja med att utgå från att inte mer än 50 procent av arbetet över tid görs på distans och undvika att sätta fasta dagar för att inte begränsa flexibiliteten.

– Återgången innebär både trygghet och en utmaning för oss, nu gäller det att hitta rätt kombination av distans och kontor. Det svåra är att veta vad som är lagom, vad som är rätt och framför allt vad som fungerar över tid. Det är det ingen som riktigt vet så vi behöver vara ödmjuka, uthålliga och anstränga oss, precis som vi fick göra under pandemin med hemarbetet. Det var inte bara kul och enkelt då heller, men vi lärde oss och det gick bra.

– Vi har tecknat individuella överenskommelser om distansarbete med över 800 av våra 1 000 anställda, så det kommer att bli en reell verklighet hos oss. Vi kommer att testa, hitta formerna, vara flexibla, och vi kommer att ha löpande chefsdialoger varje vecka då vi pratar om och följer upp omställningen, säger Jessica Rönnberg.

Fördelar med flexibilitet

Hon ser att det finns flera fördelar med en flexibilitet mellan hemarbete och arbete på kontoret eller i fält. Medarbetarna får större möjligheter att påverka sina förutsättningar och vad man behöver för att kunna göra ett bra jobb på kort och lång sikt.

– Flera får mer ork och energi, med kortare pendlingstid och färre intryck. Och många upplever bättre möjligheter att jobba koncentrerat när man behöver. Det bidrar till en ökad allmän tillfredsställelse och arbetsglädje, och samtidigt blir det lättare att få ihop arbetet med privatlivets olika behov.

Det finns också en del risker förknippade med det flexibla arbetslivet. Ett exempel är att det kan bli svårare för chefer att ta ansvar för verksamheten.

– Det finns en risk att medarbetarna utgår för mycket från vad som är bäst för deras personliga behov och väljer hemarbetsplatsen i första hand. Då kan det bli svårt för cheferna att hålla ihop vad som är bäst för helheten och för att vår verksamhet ska kunna genomföras. Vi tror att det är viktigt att man regelbundet möts och arbetar fysiskt tillsammans eller parallellt men i ett sammanhang, inte minst ur ett längre perspektiv. Här gäller det att försöka sortera, kommunicera och se till så att vi klarar av att leda så att vi jobbar på bästa sätt utifrån verksamhetens behov, säger Jessica Rönnberg.

Utbildningsinsatser under tre år

Inför framtiden stärker Länsstyrelsen i Västra Götaland kompetensen när det gäller förändringar genom ett antal utbildningsinsatser under en treårsperiod. Vissa av utbildningarna är riktade till chefer medan andra är för alla. Bland de ämnen som tas upp finns hur man arbetar och leder i förändring, hur människor reagerar på förändringar och vad som är viktigt att tänka på vid distansarbete. Ett stort fokus ligger också på att öka förmågan till självledarskap och att skapa förutsättningar för självledarskap.

– Om det ska fungera med det flexibla arbetslivet bygger det på att vi har förmågan att förhålla oss till de ramar och den inriktning vi har. Alla måste ta sitt eget ansvar och sitt ansvar för det gemensamma. Vi behöver kunna ta och ge hjälp, och känna till mål, uppdrag och former för samarbete och kommunikation. Och det gäller hela organisationen, säger Jessica Rönnberg.

Jessica Rönnbergs tips för ett flexibelt arbetsliv

– Det finns en massa möjligheter med det flexibla arbetslivet men också en del risker eller utmaningar. Sträva efter att jobba med detta tillsammans och inse att det kommer att ta tid att hitta rätt former. Eller kanske hellre, inse att man kanske hela tiden behöver justera och anpassa, för verkligheten och verksamheten förändras också.

– Ha återkommande dialog individuellt och i grupp och följ upp hur det går. Hjälp medarbetarna att dra gränser. Hjälp varandra inse att vi har olika behov. Var tydlig med utmaningar och förväntningar, åt båda håll. Och våga testa och ändra.

Faktaruta Länsstyrelsen i västra Götaland

Länsstyrelsen i Västra Götalands län är en statlig myndighet med kontor i bland annat Göteborg, Vänersborg, Uddevalla, Borås, Skara och Mariestad. Länsstyrelsen ska verka för att nationella mål får genomslag i länet och samtidigt ta hänsyn till regionala förhållanden och förutsättningar – allt för en hållbar utveckling. Antalet anställda uppgår till cirka 1 000. Länsstyrelsens chef är landshövdingen, som utses av Sveriges regering.