Frågor & svar
Råd och stöd
En styrelse diskuterar runt ett bord

Styrelsearbetet

För att ha en aktiv förening krävs att styrelsen har ett välfungerande styrelsearbete och kontinuerlig dialog med medlemmarna. Här hittar du tips för styrelsearbetet, informationsmaterial, beställning av medlemslista samt information om ersättning vid utlägg. 

För att förvalta det förtroende styrelsen fått är det viktigt att ni har en bra dialog med medlemmarna och ett aktivt föreningsarbete. Er uppgift är att identifiera och prioritera vilka frågor som föreningen ska driva på arbetsplatsen.

Här hittar du mer information om: 

 

Tips för ett effektivt styrelsearbete

Att kommunicera med medlemmar i föreningen är betydelsefullt för att lyckas med ert uppdrag. Ni behöver lyssna in och förstå vad medlemmarna tycker och tänker. Du är vald att representera alla och kanske inte bara din enhet, så det gäller att ibland höja blicken.

För att ha ett effektivt styrelsearbete, tänk på att:

  • Planera i god tid hur ofta och när ni ska ha era styrelsemöten så att så många som möjligt kan delta och förbereda sig. Försök ha en fast tid och plats för att underlätta det ordinarie arbetet.
  • Skicka ut dagordning med underlag för de olika diskussionspunkterna utifrån det som är aktuellt för tillfället. Ange hur lång tid varje punkt får ta för att underlätta mötet.
  • Dokumentera styrelsens arbete med minnesanteckningar. Var tydlig med fattade beslut och ansvarsfördelning, samt när beslutet ska följas upp.
  • Planera långsiktigt genom att ha en verksamhetsplan för vad styrelsen ska arbeta med och prioriteras under året. Det underlättar förberedelse för återkommande frågor så som lönerevision, samverkansmöten samt års- och medlemsmöten. Skicka inbjudningar till kommande medlems- och årsmöten i god tid. 
  • Använd er av olika arbetsgrupper för mer långtgående projekt, som till exempel att se över och ge förslag på förändringar i lokala avtal.
  • Ha rutiner för att informera om beslut och kommunicera med medlemmar. Det är viktigt att berätta om vad ni gör och vad ni åstadkommit. Detta kan ni göra via ert intranät, nyhetsbrev eller medlemsmöten.

 

Kommunicera med era medlemmar

Ta reda på vilka medlemmar som tillhör er förening på arbetsplatsen för att kunna upprätthålla och ta tillvara allas intressen. Uppmana gärna medlemmar att prata med er om de har några frågor eller funderingar. Förmedla det föreningen gör till era medlemmar på medlemsmöten och andra i andra kanaler, som intranät och nyhetsbrev, för att få aktiva medlemmar. 

Kom ihåg att kommunicera löpande, även när det inte är så mycket på gång för att minska risken för spekulationer vid till exempel löneförhandlingar eller omorganisation. Vid individärenden är det viktigt att uppdateras medlemmen kontinuerligt.

Här beställer du en medlemslista

 

Årsmötet

Syftet med årsmöte är att ge sittande styrelse ansvarsfrihet, att välja en ny styrelse och att kommunicera med medlemmarna. Då kan medlemmar vara med och diskutera och besluta om vad föreningen ska satsa på det kommande året.

Genom att planera årsmötet väl kan ni lägga tid på frågor som engagerar medlemmarna och öka engagemanget i föreningen. En tumregel kan vara att ha lika del av tid avsatt för: 

  • Formalia såsom val av styrelse och revision.
  • Utveckling av verksamheten med diskussioner om vad tycker medlemmarna tycker i en specifik fråga eller bjuda in en inspirerande talare. 
  • Att ha trevligt och lära känna varandra, till exempelvis arrangera ett mingel eller medlemsaktivitet i anslutning till mötet.

Börja med att planera tid och plats för årsmötet, och stäm av det med valberedningen. Tänk på att inte lägga det i anslutning med semesterperioder och det brukar vara lättast lägga mötet i samband med lunchen så att så många som möjligt kan vara med.

Skicka ut kallelsen (inbjudan), årsmöteshandlingar och valberedningens förslag i tid. Det finns en tidsfrist när kallelsen och handlingar ska gå ut, ofta senast 14 dagar innan mötet. Det finns olika mallar att använda sig av för de olika sektorerna, se längst ned på denna sida. Bjud in till dialog genom att välja en rubrik som visar att ni är intresserade av vad de tycker i en särskild fråga. 

Årsmötets handlingar

Årsmöteshandlingar ska innehålla en dagordning för att medlemmarna ska veta vad de ska ta ställning till under årsmötet. Även styrelsens verksamhetsberättelse ska finnas som beskriver föreningens verksamhet under det gångna året, valberedningens förslag till ny styrelse, samt redovisning om föreningen har en kassa:

  • Resultaträkningen visar vilka inkomster och utgifter klubben haft under året.
  • Balansräkningen visar klubbens tillgångar och skulder. Revisorerna granskar klubbens verksamhet och ekonomi. Senast den 31 januari ska de ha tillgång till bokslut och protokoll från föregående år.
  • I revisionsberättelsen tillstyrker eller avstyrker revisorerna ansvarsfrihet för styrelsen.

Under årsmötet

Om du vill bjuda på något i anslutning till mötet tillhandahåller vissa arbetsgivare ett bidrag till den lokala fackliga verksamheten. Du kan även ansöka om ekonomiskt bidrag från Naturvetarna. 

Kom ihåg att lyfta positiva exempel på vad föreningen gjort under året. Ge konkreta exempel på vad föreningen bidragit till och berätta hur ni arbetat i styrelsen. Detta är ett bra tillfälle att marknadsföra det fackliga arbetet och locka nya till föreningen.

Under årsmötet väljs en sekreterare som skriver protokollet som justeras av justerare och mötesordförande. 

Efter årsmötet

När årsmötet är avslutat är det viktigt att tänka på att anmäla nya förtroendevalda till Naturvetarna så att de direkt får ta del av viktig information och intressanta utbildningar. Kom också ihåg att anmäla nya förtroendevalda till arbetsgivaren för att de ska omfattas av förtroendemannalagen.

Presentera den nya styrelsen och andra förtroendevalda för medlemmar och övriga kollegor på arbetsplatsen så att de får ansikten på er som representerar dem. Planera introduktion och facklig utbildning för de nyvalda. Genomför också ett konstituerande möte och fördela arbetsuppgifter och uppdrag i styrelsen.

Det finns mallar för kallelse och dagordning till årsmöten och styrelsemöten med mera, samt handböcker på sidan för styrelsemöte

 

Rekrytera medlemmar

För att ha en aktiv och synlig lokalförening är det viktigt att ni hälsar nya medarbetare välkomna och berättar om förbundet och er lokalförenings arbete. Läs mer om rekrytering här. 

 

Informationsmaterial

På flikarna nedan hittar du mallar och informationsmaterial som kan vara användbart i styrelsens arbete. 

Kommun och region

Facklig handbok

Bild på omslaget för facklig handbok

Ladda ner Naturvetarnas Fackliga handbok

 

Mallar för styrelsearbete

Ladda ner mallar för: 

 

Naturvetar-mallar

Så här lägger du till bakgrundsbilden i Teams:

  • Spara ner den bifogade bakgrundsbilden på ett ställe du hittar tillbaka till.
  • Du behöver vara inne i ett Teamssamtal för att göra detta – ring en kollega.
  • Gå in på de tre prickarna sedan ”Tillämpa bakgrundsuppgifter”.
  • Klicka på ”+Lägg till ny” och då hämtar du upp bakgrundsbilden där du har sparat den.
  • Den läggs då allra längst ned under övriga bakgrundsbilder.
  • Klicka på den gröna bakgrundsbilden med hexagoner och klicka sedan på blå ruta ”Använd”.
  • Klart!

 

Avtalet försäkrar

Den här skriften ger en översikt över de kollektivavtalade försäkringar som gäller för den som är anställd inom kommun, region, Svenska kyrkan eller annan arbetsgivare som har kommunalt reglerade anställningsvillkor.

Genom kollektivavtal är du försäkrad bland annat vid sjukdom, arbetsskada och dödsfall. Dessa försäkringar har arbetstagarorganisationerna på den kommunala sektorn förhandlat fram och slutit avtal om med arbetsgivaren.

Avtalet försäkrar

 

Privat sektor

www.akademikerforening.se och avsnittet Bilda finns användbara mallar och information att ladda ner: 

  • Checklista årsmöte
  • Kallelse
  • Stadgar
  • Protokoll
  • Facklig handbok

Sveriges Ingenjörer har en samordnande funktion för Akademikerföreningar inom privat sektor. På deras webbplats hittar du mer också informationsmaterial. 

Informationsmaterial hittar du på Sveriges Ingenjörers webbplats

 

PTK:s material för ledamöter

"Ta plats!" är PTK:s webbutbildning och skrifter om rollen som arbetstagarledamot. Perfekt för dig som är eller vill blir arbetstagarnas representant. 

 

Lokala webbplatser

Lokala Sacoföreningar, Sacoråd eller Akademikerföreningar kan skapa egna webbplatser under Sacos paraply. Syftet är att underlätta för lokalföreningar att kommunicera med medlemmar på arbetsplatsen.

För medlemmarna är det viktigt att det finns information om aktiviteter, liksom möjlighet att följa styrelsens arbete.

Sacos ansvarar för tekniken och ramverket gör det enklare. Nyheter från Saco uppdateras direkt från dem, och lokalföreningen tar hand om den redaktionella biten och aktuella nyheter från den specifika för arbetsplatsen.

Läs mer och gör en intresseanmälan för din lokalförening på Sacos webbplats

Statlig sektor

På Saco-S webbplats kan du ladda ner och beställa broschyrer och informationsmaterial: 

Saco-S webbshop

Du kan även hitta flera handböcker: 

Handbok för förtroendevalda

Arbetstagarnyckeln

Informationsmallar för powerpoint, brev och affischer: 

Till Saco-S mallar

 

Stöd för lönestatistik

Saco-S har tagit fram ett antal diagram som ni kan använda för att analysera hur lönebilden och löneutvecklingen ser ut inom er verksamhet. Med fördel kan ni använda diagrammen både i förberedelserna inför lönerevision och i avstämningen efter lönerevision.

Till Saco-S statistikstöd för förtroendevalda

 

Lokala restidsavtal

Saco-S har tagit fram en vägledning inför lokala förhandlingar om avtal som reglerar villkoren vid tjänsteresor (restidsavtal). Den kan också användas i arbetet med att ta fram lokala resepolicys. 

Information om Saco-S vägledning om lokala restidsavtal

Villkoren för medarbetare som reser i tjänsten regleras i lokala kollektivavtal, ofta benämnda restidsavtal. Dessa avtal kan se väldigt olika ut, vilket återspelar de olika förutsättningar och behov som finns i respektive verksamhet. Eftersom förhållandena kan förändras över tid kan även dessa avtal behöva ses över regelbundet

Vägledning för lokala Saco-S-föreningar gällande restidsavtal

 

Övrigt material

Arbetsbrister

Senast uppdaterad: