Policy och rutiner för personuppgiftshantering

Professionsföreningarna är självständiga juridiska personer i förhållande till Naturvetarna, även om kopplingar kan finnas genom stadgarna. Naturvetarna, men inte med säkerhet varje professionsförening, hanterar känsliga personuppgifter (fackligt medlemskap). Därför krävs ett tekniskt och organisatoriskt skydd utifrån de personuppgifter Naturvetarna kommunicerar med professionsföreningen.

Professionsföreningen, men inte de förtroendevalda i föreningen som fysiska personer, är ansvariga för sitt eget dataskydd. Naturvetarna stödjer professionsföreningarnas styrelser med råd och utbildning, men är inte ansvarig för dataskyddet inom professionsföreningarna.

Överlämning av personuppgifter 

För att från Naturvetarna ska kunna lämna personuppgifter till professionsföreningar krävs att professionsföreningens styrelse utser en eller två behöriga mottagare av personuppgifter. Det kan vara en person i dess styrelse eller en utvald funktionär (medlem i men utan uppdrag i professionsföreningens styrelse).

En begäran av personuppgifter görs av den behöriga mottagaren via Naturvetarnas webbformulär här. I detta webbformulär förbinder sig den utsedda mottagaren att följa de rutiner som framgår på denna webbsida.

Det är endast de utsedda mottagarna i professionsföreningen som får ta emot personuppgifter rörande Naturvetarnas medlemmar. Om personuppgifter lämnas ut för ett visst ändamål, exempelvis medlemslistor inför ett möte, får personuppgifterna inte användas för ett annat ändamål, exempelvis medlemsrekrytering.

Professionsföreningen ska också ha ett personuppgiftsbiträdesavtal eller datadelningsavtal med Naturvetarna där professionsföreningen bland annat förbinder sig att inte lämna personuppgifter vidare. Personuppgifter från Naturvetarna får aldrig utan stöd i avtal eller skriftligt medgivande lämnas till tredje part.

Naturvetarna ser gärna att professionsföreningens stadgar kompletteras med riktlinjer för dataskydd.

Råd till professionsföreningen rörande dataskydd

• Undvik att hålla egna personuppgiftsregister
• Om personuppgiftsregister hålls ska en riskanalys göras där bland annat informationsflödet analyseras.
• Verka för en stadgeändring så att dataskyddet kopplat till Naturvetarna ingår.
• Radera (gallra) personuppgifter direkt då dessa har fyllt sin funktion och begär istället ut nya personuppgifter vid nytt ändamål.
• Begränsa personuppgifter (namn, adresser etc) i alla handlingar så långt det är möjligt.
• Håll inte personuppgifter på datorer eller annan maskinell utrustning där funktionär inte har ensam förfoganderätt.
• Håll inte personuppgifter på bärbara lagringsmedia, exempelvis i telefon eller på USB-minne.
• Lås in pärmar och annat skriftligt material som innehåller personuppgifter.
• Kontakta Naturvetarnas dataskyddsombud vid frågor.

Råd till professionsföreningen rörande interna gallringsrutiner

• Styrelseprotokoll, stämmoprotokoll eller liknande: Sparas utan begränsning i tiden.
• Verksamhetsberättelser eller liknande: Sparas utan begränsning i tiden.
• Näringsbetingade avtal (hyresavtal, uppdragsavtal): Sparas i tio år från att avtalet löpt ut.
• Verifikat och annat bokföringsmaterial: Sparas under verksamhetsåret samt sju år därefter.
• Mötesprotokoll: Sparas utan begräsning i tiden. Undvik personuppgifter på andra än funktionärer, så långt detta är möjligt.
• Röstlängd: Gallras så snart röstning är genomförd och ersätts av protokoll.
• Andra ärenden med interna personuppgifter: Gallras så snart som möjligt eller senast ett år efter ärendet avslutats.
• Medlemslistor från Naturvetarna: Gallras så snart syftet med listan har uppfyllts.
• Ärenden som tillsammans med handlingar i sin helhet har överlämnats till Naturvetarnas kansli: Gallras så snart ärendet tydligt mottagits av Naturvetarnas ombudsmän.