”Så coachar du medarbetare på distans”

Vi reagerar olika på hemarbete. Vissa stortrivs och känner att de äntligen får vardagen att gå ihop, medan andra lider av ensamhet och kan ha värk i axlar och nacke.

Många upplever brister i dialogen med chefen, enligt en undersökning som Naturvetarna genomförde i våras under pandemins första våg.

Utan de vardagliga mötena vid kaffeapparaten och att kunna bolla saker när de dyker upp skapar frustration.

– Det här ställer chefer inför nya utmaningar, säger Pär Bergdahl, organisationskonsult vid Gällöfsta Pärlan Ledarskap, under ett webbinarium i Naturvetarnas regi, som samlade över hundra deltagare från hela landet.

Tillför energi

Att göra medarbetarna delaktiga, är ett av hans recept för att hålla uppe energinivån och motivationen.

–Var aktiv och närvarande, men glöm inte bort dem som är på arbetsplatsen fysiskt. Fundera också på vilken typ av möten som behövs och vad man ska prata om i olika mötesfora. Bestäm det i samråd med medarbetarna.

Han påminner om att alla vill vara betydelsefulla och känna att de har rätt kompetens, liksom att de är omtyckta.

– Mata ut det. ”Du är bra Pär och jag gillar dig”, är kommentarer som det inte kan bli för mycket av. Lär känna dina medarbetare och visa att du bryr dig om dem. Det är ännu viktigare nu när många sitter ensamma hemma i höstmörkret.

Var nyfiken

I enskilda samtal kan problem som dyker upp lösas.

– Var nyfiken och lyssna in genom coachande samtal. Visa att du bryr dig och lägg upp en plan för åtgärder om det skulle behövas.

De nya förutsättningarna ställer nya krav på alla att ta ansvar. Pär Bergdahl talar om självledarskap, där man själv ska kunna sätta gränser och, precis som det låter, leda sig själv.

– I normala fall brukar inte det vara något problem, men nu är det mycket annat som lockar. ”Jag tar en promenad i stället för att göra det jag borde”, är lätt att tänka.

Självledarskap

Hans tips är att prata om självledarskap och vad det innebär för varje individ.

– Det handlar bland annat om att sätta gränser mellan arbete och fritid. Det är så lätt att de flyter in i varandra. Det passar vissa bra, men andra inte, som upplever att de jobbar jämt. Det bäddar för utmattning med risk för att gå in i väggen.

Hur får man som chef koll på situationen för dem som jobbar hemma?
– Ställ frågor om hur de har det där hemma, men gå inte in och kontrollerar i överkant. Det kan väcka misstankar om att det brister i förtroende. Var hellre tillåtande och variera gärna mötestider och mötesfora. Lägg till exempel hellre möten klockan 15 i stället för klockan 16 på fredagar.

Att vi alla har sociala behov blir tydligt nu. Vi behöver närhet till varandra.

Hur löser man det?

– Alla gillar inte digital fika i stora grupper då ofta bara några kommer till tals. Låt medarbetarna mötas i mindre grupper, förslagsvis tre och tre, både för att jobba och hålla kontakt.

10 nycklar till effektiva team

Enligt Susan Wheelans teorier, som ligger till grund för UGL – utveckling, grupp, ledarskap

1. Vad innebär våra mål? Var överens om målen och vad de betyder för individerna. Var lojal med beslutade mål och agera i enlighet med dem.
2. Växla roller. Det är lätt att man intar en roll i en grupp. Någon leder och en annan går till exempel i opposition och ifrågasätter. Om den personen försvinner finns risken att ingen längre agerar djävulens advokat.
3. Omsorg om varandra. Se till att alla mår bra. Om den tryggheten inte finns vågar ingen gå mot strömmen och påtala brister.
4. Ömsesidigt beroende. Lär känna varandra vid sidan av arbetet. En digital musikquiz kan vara förlösande.
5. Kommunikation och feedback. Det ska finnas en öppenhet som gör att alla ska kunna säga vad de tycker och tänker. Gå en runda och tala om vad ni uppskattar hos varandra.
6. Fatta beslut tillsammans. När det är taget gör man en plan för implementering, följer upp och ändrar färdväg om det behövs.
7. Utvecklande ledarskap. Släpp fram individerna och inspirera till delaktighet. Fundera också på om du är ett föredöme som lever värdegrunden.
8. Coachande ledarskap. Bygger på aktivt lyssnande, där man utgår från nuläge och stakar ut en väg till önskat läge. Ställ frågor och låt medarbetaren formulera svaret. Vilka resurser krävs och vilka kollegor behöver vara med? Ta reda på hindren, men fastna inte där. Var inriktad på action.
9. Ömsesidigt beroende. Skapa moment där medlemmar i gruppen behöver samarbeta. Kan vara projekt eller utvecklingsinsatser.
10. Samarbete och konflikthantering. Att alla känner tillit till att vi har kompetens för att hantera konflikter och uppkomna situationer. Etablera gemensam tid för reflektion på veckobasis.