Att åstadkomma förändring i en verksamhet är krångligare än man kan tro. Det är lätt att falla tillbaka i gamla rutiner istället för att göra något på ett nytt sätt.
Publicerad:
Kelly Odell har jobbat med förändringsledning i 20 år. Han ser samma problem dyka upp överallt i samhället: förändringar som man misslyckas med att genomföra.
– Det här orsakar enorma kostnader, frustration, stress och lidande samt inte minst problem för kunderna.
Det är något som alla kan känna igen sig i. Han nämner myndigheten som skulle implementera ett nytt it-system. Efter åtta år hade man ännu inte fått alla att börjat jobba i det nya systemet ̶ och använde därför både det gamla och det nya systemet parallellt, vilket dubblerade kostnaden.
Mer än teori
I sin bok har Kelly Odell samlat ihop ”det bästa av det bästa” av modeller och verktyg. Han berättar att han alltid har retat sig på teorier med ett visst antal steg, vilket han säger inte fungerar. Det är aldrig så enkelt som åtta eller tio steg.
– Jag har sett steg som endast benämns ”Skapa krismedvetenhet” eller ”Bygg en samordnad styrgrupp”. Men hur går man tillväga rent praktiskt?
Teorier fanns det alltså gott om, men den praktiska handledningen i förändringsarbetet saknades. Det är den nischen hans bok täcker. Kelly Odell sammanfattar förändringsarbete i ungefär trettio steg.
– Mer exakt är svårt att vara. Ibland behöver man göra om vissa steg, eller hoppa över andra om de inte passar in.
Bygg grunden
Många snabbar på implementeringen, vilket är ett misstag. Han förordar att tre fjärdedelar av stegen ska ske innan implementeringen startar.
– Lägg tid på de tidiga faserna så går implementeringen lättare. Om man inte planerar ordentligt är det som att bygga ett hus, och börja med att köpa en massa plankor utan att veta hur huset ska se ut.
Förändringsarbete bygger ofta på att lösa ett problem.
– Undvik då att låsa dig fast vid en lösning. Vrid och vänd och fundera hellre över flera alternativ. Först då kan man vara trygg med att ha valt den bästa lösningen.
Nästa steg är att fundera över om lösningen kräver ett nytt beteende. Gör det inte det, då handlar det snarare om utveckling, vilket kan genomföras utan ett mer genomgripande förändringsarbete.
Planer går alltid fel
Att ha en god planering är förstås viktigt. Planen ska vara möjlig att påverka under hela processen.
– Planer går alltid fel. Vi vet bara inte hur mycket. Däremot ska man inte frångå planen helt, utan hela tiden anpassa och tänka om säger Kelly Odell.
Gör man till exempel en kompetensplan så räcker det inte att personalen genomgå en utbildning för att kunna bocka av steget. Om jobbet inte funkar trots denna utbildning, måste man se till att göra om den med dem som behöver.
Äg förändrändringsarbetet
Kelly Odell säger att ledningen måste äga förändrindringsarbetet, och inte delegera det. Att hantera det som ett projekt är inte lämpligt, eftersom andra kompetenser behövs än vad en projektledare ska ansvara för.
– Rör det hela verksamheten ska gd eller vd vara den som förklarar syftet för personalen och varför detta är viktigt.
Alla chefer måste sedan leda och stötta den som äger förändringsarbetet.
– Varför vi gör en förändring är viktigt att förstå och ha koll på. Är inte chefen engagerad så kommer det inte att lyckas. Många chefer missförstår sin viktiga roll här. Att uttrycka sig som att ”jepparna på huvudkontoret har hittat på något nytt” är inte något som får med sig personalen. Lägg krut på att förtydliga allas roller.
Motivation är en utmaning
Kan man motivera andra? Enligt Kelly Odell är en förutsättning för att en person ska ändra sitt beteende att hen faktiskt vill göra det.
– Att få personalen att känna inspiration och engagemang är en bra början. Chefens engagemang är av stor vikt, eftersom det smittar likväl som motsatsen gör det.
Motivation menar han är en del av planeringen. I boken beskriver han hur man får människor att både kunna och vilja ändra sitt beteende mer permanent.