Att hitta den perfekta mixen mellan att kunna jobba enskilt och vara tillgänglig är en utmaning i ett aktivitetsbaserat kontor. Aram Seddigh visar i sin forskning att det finns ett negativt samband mellan kontorets storlek och prestationsförmåga.
Publicerad:
Mycket har hänt sedan kontorslandskapen gjorde sitt intåg på svenska arbetsplatser. Nu handlar det mer om aktivitetsbaserade kontor, flexikontor och andra lösningar. Samtidigt har många kvar sitt eget rum och trivs bäst med det.
Trenden är att arbetsplatser går mot mer öppenhet och behovsanpassade kontor. Aram Seddigh, projekt- och förändringsledare på WeOffice, har i sin tidigare forskning tittat närmare på hur hälsa, trivsel och prestation påverkas av olika kontorsmiljöer.
– Anledningen till att många arbetsgivare gör den här typen av förändringar är att man vill ha en flexibilitet och kunna ställa om för att vara konkurrenskraftiga, säger han.
Att buller och tal är störande när man ska fokusera på en arbetsuppgift kan de flesta känna igen sig i.
– Studier visar att ljud som varierar, mänskligt tal och när man inte ser ljudkällan är mest störande. Även musik i bakgrunden försämrar prestationsförmågan. Tystnad är bäst om vi ska utföra komplicerade arbetsuppgifter som kräver koncentration.
Storleken spelar roll
Ju större kontorslandskap desto sämre. Så mycket som 21 procent föll prestationsförmågan för personer som satt i stora öppna kontorslandskap och genomförde ett krävande kognitivt test i både en tyst miljö och under normala arbetsförutsättningar. Ju större kontor desto större distraktioner. Eget rum är inte så mycket bättre. Även där minskade prestationsförmågan.
Vad är då lösningen?
– Nummer ett är att göra en ordentlig förstudie innan man förändrar kontorsmiljön. I det ligger att ta reda på vilka behov som finns och skapa olika typer av miljöer för olika arbetsuppgifter. Har medarbetarna krävande individuella arbetsuppgifter är det en god idé att skapa arbetsrum där man i enskildhet kan jobba fokuserat.
Hitta plats snabbt
Han förklarar att samarbetsrum för två också är populära. Öppna ytor för spontana möten är viktigt, liksom mindre mötesrum.
– Det ska gå snabbt att byta arbetsplats, inte längre än trettio sekunder. IT och digital teknik ska fungera. Det är långtifrån alltid som den gör det. Vi lägger 55 minuter varje dag på att hantera teknikstrul.
Att hitta en bra mix av miljöer samt placera dem så att medarbetarna enkelt kan förflytta sig mellan olika stationer är nyckel för att lyckas med det aktivitetsbaserade kontoret.
– Lika viktigt är att dimensionera kontoret rätt. Man ska inte behöva leta efter en ledig plats för att alla är upptagna. Sådant skapar frustration och ineffektivitet. Därför är det viktigt att dimensionera kontoret och fördela ytorna rätt.
Vissa trivs bättre
Det finns individuella skillnader i hur man trivs i en större kontorsmiljö.
– Studier visar att den som har förmåga att leda sig själv och har god självkännedom har lättare att jobba aktivitetsbaserat. Även den som har egen kontroll och kan styra över sitt arbete trivs bättre i den här miljön.
Uppfattningen om aktivitetsbaserat kontor styrs också av hur man ser på sitt eget arbete. Den som har mer fokus på resultat och mål än en fast plats att gå till klarar den här miljön bättre.
Vad är aktivitetsbaserat kontor?
Individen är i centrum i en flexibel och diversifierad kontorsmiljö.
Det ska finnas ett rikt spektrum av olika ytor.
Flexibelt och enkelt att ställa om till nya förutsättningar.
Investering i digital arbetsmiljö, kultur och beteendeförändring.
Palle Liljebäck
chefredaktör