Vi erbjuder

Så blir du en omtyckt mejlkontakt

En inbox som håller på att svämma över kan få vem som helst att stressa upp sig. Men svara inte direkt på viktiga mejl. Det lönar sig att lägga ner omsorg på sin e-post.

Publicerad: Uppdaterad:

Vårt flitiga mejlande kan strula till det rejält. Missförstånd, mejlbombande och slarv är vanliga misstag.

Många får hundratals mejl i inkorgen varje dag på jobbet. Stressen över en överfull inkorg gör att vi svarar snabbt.

– Ofta slarvar vi med innehållet och skickar iväg mejlen utan att tänka efter med känslan av att ha gjort lite nytta och betat av mejlhögen, säger e-postdoktorn Olle Bälter, forskare på KTH, som doktorerat på hur man mejlar professionellt, och författare till boken Effektivare e-post: konkreta råd för ett bättre e-postliv.

Men att lägga lite omsorg och tid på sina mejl lönar sig. Du undviker missförstånd och blir en omtyckt mejlkontakt.

– Tänk på mottagaren, uttryck dig tydligt och enkelt. Då får du garanterat korrekta svar, säger Olle Bälter.

Korta och rappa

Mejl ska vara korta och rappa meddelanden. Håll dig till ett ämne. Skriv enkla meningar. Byt stycken ofta. Fokusera på budskapet.

– Bäst är mejl med kort info, sammanfattningar efter möten och extremkorta mejl där budskapet får plats i ämnesraden, säger Olle Bälter.

I sin avhandling har han studerat hur de anställda på ett IT-företag hanterar en överfull inkorg. Det visade sig att de agerade annorlunda än de sa. De ansåg sig välja ut de viktigaste först. I själva verket valde de ut de mejl som gick snabbast att svara på.

– Många känner sig stressade över mejlströmmen. Man är rädd att det ska ta tid och vara jobbigt, säger Olle Bälter.

Viktiga mejl, menar han, bör inte skickas med en gång, utan sparas och gå igenom innan de skickas.

Undvik känslor

Symboler och smilyes hör inte hemma i arbetsmejl.

– Du uppfattas lätt som oseriös och ger ett slarvigt intryck, att mejlet är ett hastverk du rafsat ihop utan större omsorg, säger Olle Bälter.

Att mejla sina känslor är ofta ingen bra idé.

– Känslor hör inte hemma mejl. Känslosamma saker ska levereras med respekt öga mot öga.

Undvik ironi och sarkasmer. Det är onödigt och kan leda till missförstånd.

Bättre att ringa

Likaså bör du undvika versaler, som lätt uppfattas som att du höjer rösten. Precis som fetstil och understrykningar.

– De kan snarare upplevas som något hotfullt av läsaren, säger Olle Bälter.

Bäst är att helt avstå från mejl med känslig karaktär. Undvik att smita undan och skicka iväg ett mejl med ett känsligt besked bara för att det känns olustigt att ringa.

– Människor man sparkat på via mejl ger ofta igen på olika sätt. Du kan bara göra slut med en person en gång, och det är viktigt hur du gör det, säger Olle Bälter.

Mejl som innehåller information bör du vara försiktig med att vidarebefordra eller visa för andra.

– Att få hotfulla mejl är alltid en fråga för personalavdelningen, enligt Olle Bälter.

 

Av Margaretha Eldh

 

10 mejltips

1. Lägg omsorg på mejlen.

2. Spara och läs igen innan du skickar.

3. Ha ett ämne per mejl.

4. Skriv kortfattat och tydligt.

5. Undvik känslor i jobbmejl.

6.Spar ilskna mejl.

7. Sov på saken.Gräl i mejlväxling är tabu.

8. Tänk löpsedel – är du beredd att se dina mejl där? Om inte, låt bli att skriva dem.

9. Skippa ironi och sarkasmer. Sprid inte privata mejl.

10. Undvik smileys i arbetsmejl.

 

 

Kommentarer

Kommentera
Naturvetarna sparar viss data (cookies) för att ge dig en bättre upplevelse. Genom att använda Naturvetarnas webbplats godkänner du detta / Om cookies