Frågor & svar
Vi erbjuder

Våga stäng av på jobbet

De flesta kan bli effektivare på jobbet. En översikt över saker man ska göra, tydliga mål och mod att stänga av är några av effektivitetskonsulten Anna Zetterbergs tips.

Publicerad: Uppdaterad:

Känner du dig nöjd när du går från jobbet? Nio av tio upplever att de inte hinner med det de ska göra under dagen. I stället väntar hemarbete när barnen har nattats.

Så behöver det inte vara, menar Anna Zetterberg, som driver företaget What's your Motive. Med bra planering och tydliga målbilder blir man effektivare. Men det är inget kvick fix, utan kräver övning och lite hjälp.

– Det handlar bland annat om att avgränsa sig. Fundera på vad ditt uppdrag är. Börja med att se på hela året och zooma sedan ner på dagsnivå, förmiddag och eftermiddag.

Gasen i botten

Hon förklarar att många kommer till jobbet utan att ha någon plan för dagens arbete. Mycket ska göras och i stället för att vaska fram det viktiga kör man gasen i botten.

– Det är lätt att slukas av alla information som strömmar in från alla håll. Vi är allt för öppna för det och tappar fokus. Våra reptilhjärnor klarar inte av att hantera det stora flödet.

Anna Zetterbergs konkreta tips är att våga stänga av och välja bort.

– I stället för att åtgärda allt på en gång gör du en översiktslista. Ringa in det viktiga och identifiera ett fåtal saker som du måste göra. Koppla ihop det med din kalender och se vilken tid du har att jobba med det.

I Outlook finns utmärkta verktyg för det och du slipper ha lösa lappar utspridda på arbetsbordet med saker som ska göras. Här blir det ordning och reda med bra översikt.

Stäng av mobil och mejl

En sak i taget är ett av hennes mantra. I alla fall när man ska jobba med saker som kräver koncentration.

– Stäng av mobilen och gör dig otillgänglig. Även plingen på mejlen distraherar och ska stängas av. Att avbryta arbetet med mejl och kolla Facebook fördummar. Varje avbrott innebär ett IQ-fall och en startsträcka att komma igång igen.

Men när ska jag svara på mejl och prata med kollegor?

– De flesta av oss är mest effektiva på förmiddagen. Sträva mot att börja dagen med en viktig och eller krävande arbetsuppgift i stället för att, som de flesta av oss, börjar dagen med att kolla mail!

Men låt inte mejlen bli liggande. Anna Zetterbergs enkla råd är att hantera dem på något sätt; titta inte på dina mail utan gör dem!

– Kasta, spara, göra brukar jag säga. Men spara inte i inboxen, utan lägg över dem i mappar för senare åtgärd. Mejl som inte kräver någon större eftertanke besvarar man direkt.

Skriv listor

Man har mycket att vinna på att skapa struktur i sin vardag. Det lönar sig att avsätta tid för att planera och skriva listor. Anna Zetterberg vittnar om personer som tycker sig ha fått ett nytt liv när de fått översikt och kontroll över sina arbetsuppgifter och sin tid.

– Studier visar att man blir upp till tio gånger effektivare när man har tydliga målbilder. Skriv ner dina mål och hur du ska uppnå dem. Då är chansen betydligt större att nå dit. Tänk både kort- och långsiktigt: nästa dag och för hela året.

Andra råd är att inte spurta hela tiden. Ta pauser, gå ut, ta en frukt och ladda om. Prata med kollegor, gärna över en fika.

– Kom också ihåg att en vältränad och hälsosam person presterar mer, se till att få tid för fysisk träning på arbetstid. Det är en bra investering för arbetsgivaren.

 

5 snabba:

1. Sätt upp tydliga mål, både på kort och lång sikt.

2. Gör en översiktslista i stället för lösa lappar med saker som ska göras. Avgränsa dig.

3. Stäng av mobil, mejl och annat som stör när jobbet kräver koncentration. Enklare rutinuppgifter och mailhantering klarar du att göra med "öppen dörr" och telefonen på.

4. Spurta inte hela tiden. Dela upp dagen i block; planerat koncentrationsarbete då du är avstängd, tillgänglighetstid då du även gör enklare uppgifter och hanterar mail, möten och annat.

5. Stäng av jobbet när du går hem. Träna din kropp, ät hälsosamt och sov gott.

Läs mer på www.motive.se

Kommentarer

Kommentera