Personuppgifter och dataskydd

Syftet med denna personuppgiftspolicy är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter och vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Policyn riktar sig till dig som är:

• Medlem eller tidigare medlem

• Potentiell medlem

• Förtroendevald

• Medlem i annat Sacoförbund

• Medlem i professionsföreningar

• Arbetssökande hos oss

• Arbetsgivarrepresentant

• Samarbetspartners till Naturvetarna

• Person som kontaktar oss via e-post, sociala medier eller andra kanaler

• Besökare på vår webbplats

• Anhörig till medarbetare hos oss

• Vittne eller sakkunnig

• Person som kan förekomma i ett ärende hos oss

Personuppgiftsansvar åligger den aktör som bestämmer vilka personuppgifter som samlas in och varför samt på vilka sätt som personuppgifterna ska hanteras.

Naturvetarna som förbund är personuppgiftsansvarig för alla personuppgifter som vi samlar in direkt från dig när du är i kontakt med oss på olika sätt. Naturvetarna är också personuppgiftsansvarig för uppgifter som vi samlar in om dig via din arbetsgivare, förtroendevald eller på annat sätt.

Att vara personuppgiftsansvarig innebär att vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas korrekt och säkert enligt gällande lagstiftning. Det innebär också att vi ska säkerställa att du kan tillgodose dina rättigheter enligt GDPR.

Naturvetarna har ett externt dataskyddsombud från Secify by Sweden. Om du vill komma i kontakt med dataskyddsombudet kan du skicka ett e-postmeddelande eller ett brev till oss. Kontaktuppgifter finns längst ned i denna policy.

En personuppgift är information som på något sätt kan kopplas till dig som individ. Om informationen kan identifiera en levande person, direkt eller indirekt, enskilt eller i kombination med andra uppgifter så är det att betrakta som en personuppgift. Det kan exempelvis vara namn, adress, IP-adress, personnummer, medlemsnummer, fotografier och ljudupptagningar.

Vissa personuppgifter klassas som känsliga och dessa ska skyddas extra noga. Medlemskap i fackförening räknas som en känslig personuppgift vilket innebär att en stor del av de personuppgifter som Naturvetarna hanterar är av känslig karaktär. Vi tar därför dataskydd på högsta allvar.

Med behandling av personuppgifter menas allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vi får tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

• Du tillhandahåller oss uppgifter direkt.

• Uppgifter registreras när du besöker vår webbsida, genom spårningsteknik.

• Vi inhämtar uppgifter från offentliga register eller från myndigheter, företag eller organisationer när vi biträder dig i ett fackligt ärende.

• När någon av våra medarbetare eller förtroendevalda samlar in uppgifter om dig i ett fackligt ärende.

• Vid anmälan till en av våra kurser eller seminarium.

• Vid svar på enkäter och undersökningar vi skickar ut.

• När du söker anställning hos oss.

• När du på annat sätt tar kontakt med oss.

• Vid nyttjande av medlemsförmåner såsom försäkringserbjudanden, inkomstförsäkring eller andra erbjudanden.

• En professionsförening förmedlar uppgifter till oss, om du är med i en sådan.

• Uppgifter som förmedlas via Akademikernas a-kassa

• Uppgifter som förmedlas inom ramen för SACO-samarbeten

• Via sociala medier, i enlighet med dina egna sekretessinställningar för dessa kanaler

• Från försäkringsbolag och andra samarbetspartners

Vi delar dina personuppgifter till tredje parter under förutsättning att det är nödvändigt för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser, om du har samtyckt till det eller om vi vid en intresseavvägning bedömer att det är godtagbart.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med bland annat följande betrodda mottagare:

• Akademikernas a-kassa, när du är medlem i a-kassan

• Andra organisationer inom Saco-samarbeten, såsom Saco-P, Saco-S och Akademikeralliansen

• SACO, vid framställande av lönestatistik och ett centralt medlemsregister

• Parter i ett förhandlingsärende inklusive advokatbyråer

• Professionsföreningar

• Arbetsgivare, vid samverkan, överläggning eller förhandling

• Leverantörer av IT-tjänster

• Leverantörer av karriärtjänster, såsom karriärsamtal och CV-granskning

• Sociala medieplattformar, under förutsättning att du godkänt deltagande

• Försäkringsbolag, vid anslutning av medlemmar till inkomst- och gruppförsäkring som ingår i medlemskapet

• Tryckerier och distributörer, om du valt att medverka i externa utskick

• TAM-arkiv, som förvaltar vårt arkivmaterial

• Myndigheter, domstolar och skiljenämnder

I de fall vi lämnar ut personuppgifter upprättar vi särskilda avtal i de fall det är nödvändigt och säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

Naturvetarna säljer under inga omständigheter dina personuppgifter till tredje parter.

Om du har specifika frågor om vilka parter som dina personuppgifter delas med är du välkommen att kontakta oss.

Vi strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES, men i vissa situationer kan dina personuppgifter komma att överföras till en leverantör eller underleverantör med verksamhet utanför EU/EES. Detta kallas för att det sker en tredjelandsöverföring.

Länder utanför EU/EES kan ha lagar som innebär att offentliga myndigheter kan ha rätt att begära ut personuppgifter i syfte att bekämpa brottslighet och försvara nationell säkerhet. Ett exempel på detta är då personuppgifter skickas via någon av Microsofts applikationer såsom Outlook eller Teams. Även om Microsoft har servar inom EU och måste följa GDPR finns det lagar i USA som innebär att Microsoft kan tvingas ge ut information till amerikanska underrättelsetjänsten i vissa fall.

I de fall som tredjelandsöverföringar görs strävar vi efter att säkerställa högsta möjliga skyddsnivå för dina personuppgifter. Sådana skyddsåtgärder inkluderar bland annat att:

• Välja leverantörer som följer en standard som EU-kommissionen har beslutat uppfyller en ”adekvat skyddsnivå” som motsvarar det skydd som GDPR ger. Det innebär exempelvis att uppgifterna fortsätter skyddas från obehörig åtkomst och att du kan utöva dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter och skicka in klagomål.

• Ingå avtal med leverantörer i tredje länder som inkluderar EU-kommissionens standardklausuler. Det innebär att mottagaren garanterar att det skydd för dina personuppgifter som GDPR ger fortfarande ska gälla. I dessa fall bedömer vi också om det fin lagstiftning i mottagarlandet som påverkar skyddet för dina personuppgifter. Om det krävs vidtar vi särskilda tekniska och organisatoriska åtgärder så att skyddet för dina uppgifter kvarstår vid överföringen av dessa till aktuellt land utanför EU/EES.

Uppgifter om dig och om ditt medlemskap som vi ansvarar för hanteras i olika IT-system som ligger på amerikanska servar och där det finns ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen. Det finns således en laglig grund för tredjelandsöverföring och vi tillsätter även adekvata säkerhetsåtgärder för att hålla din data säker och se till att du kan ta tillvara dina rättigheter enligt GDPR.

Naturvetarna arbetar kontinuerligt och systematiskt med dataskydd för att ständigt förbättra vår säkerhet kring personuppgiftshantering. Vi tillsätter adekvata organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder för att dina personuppgifter ska hållas säkra. Vid händelse av felaktig hantering av personuppgifter anmäler vi det till Integritetsskyddsmyndigheten och kontaktar dig i enlighet med våra lagstadgade skyldigheter enligt GDPR.

Utgångspunkten är att endast de inom Naturvetarna som behöver ta del av dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha behörighet att ta del av dem.

Våra IT-system är utvecklade på ett integritetsvänligt sätt och med hänsyn tagen till känsligheten av den data som hanteras.

Vi ser till att det finns avtal med externa parter (såsom leverantörer av IT-system) som hanterar din data på uppdrag av oss. Vi ger dem instruktioner avseende hur personuppgifterna får hanteras och ställer krav på hög säkerhetsnivå.

Våra medarbetare och förtroendevalda är medvetna om att de omfattas av tystnadsplikt avseende personuppgifter som de tar del av i sitt arbete.

Personuppgifter ska sparas och användas för särskilda ändamål. Generellt gäller att Naturvetarna sparar dina personuppgifter endast så lång tid som de behövs för att uppfylla det ändamål som vi samlat in dem för och som vi kommunicerat med dig. I vissa fall kan uppgifter behöva sparas en viss tid därför att det framgår av lag.

När personuppgifter inte längre behövs för det givna ändamålet kommer de att gallras, avidentifieras eller arkiveras i TAM-arkiv.

Specifika lagringstider för personuppgifter, i vissa fall, framgår nedan:

• Alla uppgifter kopplade till ditt medlemskap sparas i 10 år efter att du utträtt som medlem med anledning av att kunna hantera eventuella anspråk.

• Uppgifter hänförliga till rådgivningsärenden sparas i 10 år efter att rådgivningsärendet stängts med anledning av att kunna hantera eventuella anspråk.

• Uppgifter om betalningar sparas i 7 år för att uppfylla bokföringslagen (1999:1078).

• Uppgifter vi samlar in för vår årliga löneenkät sparas som säkerhetskopia i 5 år efter att uppgifterna tillförts statistiken.

• Uppgifter om deltagande i event sparas i 3 månader efter att eventet ägt rum för att skicka ut information och erbjudanden till dig.

• Avlidna individers ärenden sparas i 1 år för att eventuellt kunna tillgodose dödsboutredares skyldigheter.

• Uppgifter om varning eller uteslutning av medlem sparas i 10 år från tidpunkten då beslutet om uteslutning fattades med anledning av att kunna hantera eventuella anspråk. Grundläggande information om grund för uteslutning sparas under hela den registrerades livstid.

• Registerutdrag sparas i 1 år med anledning av att kunna hantera eventuella anspråk avseende det utlämnade materialet.

• Ansökningshandlingar sparas i 2 år efter beslut om anställning för att kunna hantera eventuella anspråk kopplade till diskriminering.

När du skickar e-post till oss lägger vi antingen in ditt meddelande i ett ärendehanteringssystem om uppgifterna krävs för att fullgöra uppdraget och ursprungligt meddelande i Outlook tas bort. I annat fall raderas ditt e-postmeddelande och övrig konversation efter det att handläggare hanterat frågorna.

Naturvetarna vidtar inga beslut som är grundade på helt automatiserad behandling, utan mänsklig inblandning, som kan påverka dig juridiskt eller i betydande grad.

Som registrerad har du flera olika rättigheter i förhållande till dina personuppgifter. Om du vill utöva en rättighet får du gärna använda vårt formulär: Åtgärd rörande personuppgifter.

Du kan även kontakta oss på andra sätt varvid vi förmedlar din begäran till vårt dataskyddsombud.

I korthet har du följande rättigheter:

• Rätt att få dina personuppgifter raderade

• Rätt att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga. På Mina sidor kan du som är medlem kontrollera om vi har rätt uppgifter om dig och själv uppdatera vissa uppgifter.

• Rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas om dig, för vilka ändamål de behandlas, vilka parter de delas med, hur länge de kommer sparas, varifrån de samlats in, m.m. (s.k. rätt till tillgång)

• Rätt att få en kopia av alla personuppgifter som behandlas om dig

• Rätt att göra invändning mot personuppgiftsbehandling. Vi kommer då att upphöra med behandlingen om vi inte kan visa på tvingande skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

• Rätt till begränsning av personuppgiftsbehandling

• Rätt att få dina personuppgifter flyttade från en personuppgiftsansvarig till en annan personuppgiftsansvarig

• Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande på ett sätt som kan påverka dig juridiskt eller annars på ett betydande sätt

• Rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller komplettera personuppgifter som vi upptäcker är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Beroende på vilken rättslig grund som behandling av dina personuppgifter bygger på kan du ha rätt att få dina personuppgifter raderade. Det innebär att du har rätt att begära att vi tar bort dina personuppgifter om de inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav som gör att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter.

Du har alltid rätt att dra tillbaka ett samtycke som du har lämnat för en viss behandling. Om behandling grundas på samtycke ska behandlingen då upphöra. Ett samtycke som dras tillbaka påverkar inte lagligheten för behandlingen som grundades på samtycke innan återkallandet.

Om dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring kan du när som helst invända mot behandlingen och vi upphör då direkt med behandlingen. I mailutskick ska det alltid finnas en länk som du kan trycka på för att avsäga dig framtida utskick.

Webbsidan naturvetarna.se står under ett frivilligt utgivningsbevis. Det innebär att publicerade personuppgifter på hemsidan undantas från GDPR:s regler, vilket bland annat innefattar din rätt att begära radering, invända mot behandling och dylikt.

Du har rätt att en gång per år kostnadsfritt begära information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig. Vi svarar på din förfrågan inom trettio (30) dagar efter begäran inkommit.

Om du vill nyttja en av dina rättigheter kommer vi be dig att identifiera dig med Bank-ID eller på annat lämpligt sätt.

Du kan läsa mer om vilka rättigheter du har på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida: https://www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/ Länk till annan webbplats.

Om du inte är nöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter vill vi gärna att du kontaktar oss via e-post eller brev enligt kontaktuppgifterna längst ned i denna policy så att vi får chans att åtgärda eventuella fel. Du har även rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlat dina personuppgifter felaktigt. Se www.imy.se Länk till annan webbplats. för mer information.

I tabellerna nedan kan du läsa om vad vi kommer att använda dina personuppgifter till (syftet), vilka typer av personuppgifter som vi använder för respektive syfte och om vi fått informationen direkt från dig eller från någon annan källa samt vilket lagstöd vi har enligt gällande dataskyddslagstiftning att behandla personuppgifterna om dig.

Till personuppgiftsansvarig

Ideella föreningen Naturvetarna med företagsnamn Naturvetarna (802002–4264)

Planiavägen 13, 131 54 Nacka

Box 760, 131 24 Nacka

08-466 24 80

Till Dataskyddsombudet

Naturvetarna har utsett ett dataskyddsombud som övervakar hur Naturvetarna efterlever tillämplig dataskyddslagstiftning. Du når dataskyddsombudet genom följande mailadress: dataskyddsombud@naturvetarna.se

Vi uppdaterar denna integritetspolicy vid behov. Om betydande ändringar görs kommer vi att informera dig om det. Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats.

Denna policy är senast uppdaterad: 2025-05-14.