Omgörning av kontoret är kanske den förändring som väcker mest känslor hos medarbetarna. Kontorsmiljön har stor betydelse för arbetsmiljön, organisationskulturen och medarbetarnas hälsa.
Publicerad:
Saco Chefsråd har tillsammans med Christina Bodin Danielsson, som är arkitekt och forskare vid KTH, tagit fram sju råd för omgörning av kontoret.
1. Gör noggrant förarbete
Gör noggrant förarbete och ställ frågorna: hur jobbar vi? hur vill vi jobba? Skapa kontor som stödjer den verksamhet som ska bedrivas och de arbetssätt ni vill uppmuntra. Olika delar av verksamheten kan behöva olika lösningar. Arkitektur kan vara ett eff ektivare styrmedel än att sätta upp regler. Till exempel kan gemensamma fi kaytor och borttagna fysiska barriärer skapa bättre samverkan mellan avdelningar. Hoppa inte på modetrender. Utgå från vad som behöver förändras och förbättras hos er.
2. Låt processen ta tid.
Låt processen ta tid. Omgörning av kontor är en omfattande förändringsprocess som väcker tankar och känslor. En risk- och konsekvensanalys bör alltid göras utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. Samtidigt – belasta inte alla medarbetare under hela processen. En referensgrupp kan vara en bra idé.
3. En engagerad ledning
En engagerad ledning som lever som man lär. Förändringen och syftet med den måste vara förankrad hos ledningen och förändringsprocessen drivas från högsta nivå. Fundera på hur ditt chef- och ledarskap behöver förändras i det nya kontoret.
4. Gör medarbetarna delaktiga
Gör medarbetarna delaktiga i förändringen och var tydlig med hur de får vara med och påverka. Informera och återkoppla regelbundet. Var tydlig i informationen och berätta vad som kommer att hända, när det kommer att hända och vad som är syftet.
5. Ta hjälp av experter
Ta hjälp av experter och lär av andra. Gör studiebesök hos andra organisationer som gjort om eller byggt nya kontorsmiljöer.
6. Säkerställ att all teknik fungerar
Säkerställ att all teknik fungerar och stödjer önskat arbetssätt. Serviceytor, som skrivare med mera, ska vara lättillgängligt för alla.
7. Gör kontinuerliga utvärderingar
Gör kontinuerliga utvärderingar och se till att lämna utrymme i budget och tidsplan för justeringar. Var inte rädd att ändra på sådant som inte visar sig fungera, men ge förändringarna lite tid att sätta sig först.
