Gemenskap och samarbete, eller ständiga avbrott och stress. Kontorslandskapet har båda sidorna, och trenden går mot mer öppenhet. Med planering och hänsyn kan arbetsmiljön bli bättre.
Publicerad:
Du kommer till jobbet, säger hej till kollegorna när du passerar deras rum, går in på ditt rum och sätter dig vid ditt skrivbord. Eller: Du kommer till jobbet, passerar mötesrummet med tivolitema, säger hej till kollegorna vid pingisbordet, hittar en ledig plats i landskapet och plockar upp datorn ur väskan.
Sannolikt ligger din verklighet någonstans däremellan. Kontoret kan finnas i ett eget rum, i ett landskap eller i ett aktivitetsbaserat kontor där du inte har en fast arbetsplats. En trend just nu är att man bygger arbetsplatser där kontorsinredningen är en del av företagets identitet.
– Man talar ofta om lekfulla och kreativa kontor. Företaget använder en uppseendeväckande inredning för att bli en populär arbetsgivare. Kontorsmiljön ska vara synlig och baseras på öppenhet och gemensamma utrymmen snarare än egna arbetsrum, säger Viktorija Kalonaityte, forskare vid institutionen för organisation och entreprenörskap vid Linnéuniversitetet.
Bygger kuliss
Trenden finns hos både stora företag och inom statlig och kommunal verksamhet. För att få en bra arbetsmiljö i den här typen av kontor tycker hon att det är viktigt att göra en analys och få med medarbetarnas perspektiv redan på planeringsstadiet, så att man matchar arbetsuppgifterna som ska utföras med arbetsplatsens utformning.
– Man måste göra en avvägning mellan estetiken och funktionaliteten. Annars finns en risk att man bygger en kuliss i stället för en fungerande arbetsplats.
Forskningen visar att det som avgör hur vi trivs på arbetsplatsen är om vi känner att vi kan påverka vår arbetssituation och om arbetsplatsen passar för det vi ska göra. De miljöer där vi mår bäst är cellkontor, alltså det egna arbetsrummet, och aktivitetsbaserade kontor, eller flexkontor, där man väljer arbetsplats beroende på vad man ska arbeta med.
Skapar gemenskap
– Hur vi trivs i kontorslandskapet hänger ihop med vilken personlighet vi har. Olika personer kan uppleva arbetsmiljön på väldigt olika sätt. I ett kontorslandskap blir det svårt att prata med varandra utan att störa kollegor, och att utföra uppgifter som kräver koncentration. Samtidigt gör den öppnare miljön att man träffas och pratar mer informellt.
Öppenheten gör det lättare att arbeta tillsammans och att skapa gemenskap, men det ställer också högre krav på arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren behöver ta hänsyn till personalens olika behov beroende på arbetsuppgifter, ergonomi och känslighet för ljud och ljus. Alla medarbetare behöver också engageras för att ta fram gemensamma regler och följa dem.
– De öppna kontorslandskapen kan se ut och fungera väldigt olika beroende på vilken verksamhet som finns där. Det är personerna i organisationen som bygger upp detta, säger Viktorija Kalonaityte.
9 tips för en bra arbetsmiljö i kontorslandskapet
- Kom överens om gemensamma regler, till exempel för hur ni sköter samtal i landskapet och när det är ok att avbryta en kollega i arbetet.
- Utvärdera reglerna regelbundet och när det kommer nya medarbetare.
- Se över placeringen och sätt personer med större behov av lugn i den lugnaste delen av kontoret.
- Försök att möblera så att ni har ryggen mot kollegorna, det stör mindre än om de sitter mittemot.
- Förbättra akustiken med hjälp av ljuddämpning i tak och väggar.
- Använd visuell avskärmning där det behövs, men bygg inte in dig helt, då förlorar du fördelarna med det öppna landskapet.
- Använd tysta rum när du behöver arbeta i fred.
- Använd teknik som hjälper dig att lätt förflytta dig till en annan arbetsplats när du behöver det.
- Prata med din chef eller ditt skydds-ombud om du upplever brister i arbetsmiljön.
Källor: Arbetsmiljöverket, Previa, www.arbetsmiljoupplysningen.se, Stressforskningsinstitutet
8