Många arbetsplatser saknar en krisplan. Nyckeln är att snabbt kunna agera när en kris inträffar, och då fungerar långa dokument dåligt. Det kom fram på ett av Naturvetarnas chefsseminarier om arbetsmiljö.
Publicerad:
Tänk dig att en större olycka har skett nära din arbetsplats. Personer kan vara skadade och det är oklart exakt vad som hänt. Vad är det första du gör i egenskap av chef?
– Jag plockade fram mitt kort där det i ett fåtal punkter står vad jag ska göra om en kris inträffar. Det finns inte tid att skriva ut dokument, utan jag måste veta direkt vem jag ska ringa och hur ska jag ta hand om min personal, säger Emelie Dahlberg, som arbetade som HR-chef på ett företag på Drottninggatan vid terrordådet 7 april.
Öva krisplanen
Hon talar också om vikten av att se till att det finns en krisplan och att öva denna återkommande. Om man övar på även vid små händelser så har du en mycket bättre beredskap om det händer något större.
– Det kan vara svårt att fatta rätt beslut i ett pressat läge. Krisledningen måste se till att äta, dricka och vila, så att ni kan fatta bra beslut. Och se till att alla är på plats när viktiga beslut fattas.
En annan viktig komponent är kommunikation. Krisledningen 7 april upprättade relativt snabbt en kommunikationsplan. De informerade regelbundet, i början var fyrtionde minut, och meddelade varje gång när nästa information skulle komma. Då informerade de även om ingenting nytt hade hänt.
Vi reagerar olika
– Det är också viktigt att vara uppmärksam på allas reaktioner. Vi har olika ryggsäckar med oss, som gör att någon reagerar på det som du själv inte tycker är jobbigt. Det kan också vara någon som först hjälper andra och får en senare reaktion, säger Emelie Dahlberg.
Har ni en plan för vad ni ska göra vid en krissituation på din arbetsplats? Previas undersökningar visar att fyra av tio offentliga verksamheter och sju av tio privata företag saknar krisplaner. I AFS 1999:7 Första hjälpen och krisstöd, finns stöd för den som vill vara förberedd.
– Det är bra om företaget har en krisplan, men vi ser ofta att de är för omfattande och detaljerade. Det kan också vara svårt att definiera i förväg vem eller vad som utvecklar en krissituation. Även mindre incidenter kan orsaka stora reaktioner, säger Per Larsson från Previa.
Det finns hjälp
Hans tips är att i stället konkret beskriva hur man ska ta hand om psykosociala situationer och människor som utvecklar krisreaktioner. Och att sedan pröva och öva detta.
– Att simulera en krishantering vid skrivbordet ger redan det bra övning. Händer det något som skulle kunna orsaka krisreaktioner ska ni dra igång enligt krisplanen, och sedan kan ni trappa ner om det inte behövs krishantering, säger Per Larsson.
Han lyfter också att man ofta är bra på att informera utåt om det händer något, men glömmer den interna krisinformationen. I AFS 1999:7 från Arbetsmiljöverket finns stöd för hur man gör detta på ett bra sätt. Till exempel att informera tydligt, sakligt och löpande till alla, även de som inte är på plats.
– Det går att förbereda sig genom att ha färdiga texter som man kan anpassa efter situationen. Det är i en krissituation som ledarskapet verkligen sätts på prov. Att då ha en bra kriskommunikation internt skapar en bra effekt, säger Per Larsson.
Kommunicera rätt
Fungerar kommunikationen bra visar det att ledningen är på och man får koll på läget. Avsaknad av kommunikation i ett sådant läge skapar däremot frågor och eventuellt konflikter.
– Om man gör det mesta rätt i sin krishantering så kan man få en relativt snabb återhämtning både för personalen och verksamheten, och även en ökad trivsel, sammanhållning och engagemang efteråt, säger Per Larsson.
Så får ni krisstödet att fungera bäst
- Använd AFS 1999:7 från Arbesmiljöverket och integrera den i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
- Utbilda så att ledning och chefer har rätt kunskap och att medarbetarna vet vad som gäller.
- Ta fram en tydlig konkret krisplan.
- Sätt igång arbetet snabbt när något inträffar.
- Öva då och då.
- Se till att det finns omedelbart medmänskligt stöd för den som drabbats.
- Normalisera krisreaktionen och följ upp.
- Ta hjälp av expertis vid behov.
Kommentarer
Johanna Rösth, kommunikatör Naturvetarna 2017-12-15
Hej Therese! Det ska jag försöka ordna, jag återkommer till dig via mejl. Vänliga hälsningar, Johanna Rösth, kommunikatör NaturvetarnaTherese 2017-12-15
Hej, Jag jobbar som HR ansvarig och jag är intresserad av att veta mer om kortet med punkter vad Emelie Dahlberg ska göra om en kris inträffar. Finns det möjlighet att få komma i kontakt med Emelie eller på något sätt få ta del av kortet. Hälsningar Therese