Gör mer av det som betyder mest och få mer tid i verksamheten. Simon Elvnäs talade för chefer i Naturvetarna om hur man får ett effektfullt ledarskap, vid ett fullsatt Chefsfredag.
Publicerad:
Minns du första gången du hörde din egen röst inspelad? Lät den som du trodde? Tänk dig nu att du blir filmad när du håller i ett möte på din arbetsplats. Vad tror du att du får se?
– Många av de chefer jag filmat säger ”nej, så där gör inte jag” när de ser sig själva på film. Men att filma och fundera på hur man låter är ett sätt att lära sig mycket, säger Simon Elvnäs, industridoktorand och beteendeanalytiker vid KTH, och författare till boken Effektfull – detaljerade studier av ledarskap – så ökar du effekten av din tid.
500 ledare i tio år
Han har forskat på ledares beteende genom att följa femhundra ledare i olika branscher och olika typer av verksamheter under de senaste tio åren. Med hjälp av filmkameror har han undersökt vilka faktorer som påverkar hur väl ledarskapet fungerar. Han ställde tre frågor i undersökningen:
- Vad gör du när du har för avsikt att utöva ledarskap?
- Vad av det du gör har effekt?
- Går det att förändra så att du får större effekter?
Resultatet visade att många gör mest av det som betyder minst, och minst av det som betyder mest. Dessutom är arbetsdagen ofta väldigt splittrad på grund av frågor, aktiviteter, avbrott och planerade och oplanerade möten.
Var tydlig
– Nyckeln till att få minskad splittring är att titta på vad man gjort för att ställa till det för sig. Kanske har du sagt till dina medarbetare att du alltid är tillgänglig och att det är okej att avbryta när som helst?
För att få färre frågor och avbrott tipsar Simon Elvnäs om att vara tydlig kring de anställdas uppdrag och mål, och att sätta tydliga gränser för när du är tillgänglig.
– Acceptera att veckan har fem dagar och fyrtio timmar. Boka in åtta timmar per vecka i kalendern för att ägna åt daglig planering och uppföljning, långsiktig planering, samordning mellan medarbetarna, verksamhetsuppföljning och egen ostörd och sammanhängande tid.
Uppföljning och återkoppling
Att systematiskt följa upp och återkoppla till dina medarbetare minskar också antalet frågor från dem. Att ge tydliga instruktioner och tydlig information är ännu en nyckel. Men hur vet du att andra har uppfattat det du försöker förmedla?
– Fråga: ”Hur har du förstått?” När du får det svar du vill ha har du nått fram.
Det du gör som ledare bör ha två syften: att driva prestationer och att driva relationer. Alltså att få medarbetare att göra saker och få dem att må bra. Det som betyder mest för att detta ska fungera sammanfattar Simon Elvnäs i två punkter:
- Att uppmärksamma, följa upp och utvärdera utfört arbete.
- Att ge värderad och bekräftande återkoppling.
– Dina medarbetare vill veta om det de presterat är bra eller dåligt, och varför. Men den vanligaste återkopplingen chefer ger när medarbetare gjort något bra är ”ok”, ”mm” eller ”aa”. Det bekräftar att man lyssnar, men det behövs också en värdering i återkopplingen.
Var förberedd
Det visade sig i undersökningen att det som chefer lägger sin tid på framför allt är möten, skrivbordsarbete och att ”gå runt”.
– Att gå runt är i sig inte positivt, det är vad du gör när du går runt som spelar roll. För att det ska vara effektivt behöver du vara förberedd och göra det systematiskt: Vem ska du prata med och om vad?
Involvera medarbetarna
Att träffa dina medarbetare oftare ger bättre tillit och bättre förståelse för vad de gör. Simon Elvnäs tipsar om att involvera medarbetarna i förbättringsarbetet, för att få till exempel ett ökat engagemang, minskat reaktivt arbete, färre frågor och mer tid i verksamheten.
– Gör en bättre och sämre-analys för möten tillsammans, alltså listor på vad som gör att möten fungerar bättre eller sämre. Filma sedan ett möte för att se vad ni gör. Detta ger motivation att förändra.
En annan lärdom från Simon Elvnäs forskning är hur synen på ledarskap ser ut. Det är vanligt att man tycker att andra är dåliga och att man själv är strax över genomsnittet som ledare.
– Var medveten om att andra ser på dig på det sättet och prata med medarbetarna om hur ni har det på arbetsplatsen.
